Polityka Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników oraz Odbiorców w związku z korzystaniem z Platformy VexaDoc (zwanej dalej „Platformą"), dostępnej pod adresem vexadoc.com.

Administratorem danych osobowych jest Łukasz Kujawa. Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych prosimy kierować na adres e-mail: lukasz@getvexadoc.com.

1 Zakres zbieranych danych

Dane Użytkowników: W celu założenia i utrzymania konta na Platformie zbieramy następujące dane:

• Adres e-mail – niezbędny do identyfikacji i logowania.
• Imię i nazwisko (jeśli zostało podane przez Użytkownika).
• Dane uwierzytelniające – logowanie odbywa się za pośrednictwem zewnętrznych dostawców tożsamości (Google OAuth, magic link e-mail) obsługiwanych przez Supabase. Platforma nie przechowuje haseł Użytkowników.
• Dane dotyczące aktywności na Platformie – liczba przesłanych dokumentów, wygenerowanych linków, statystyki konta.

Dane Odbiorców: W przypadku kliknięcia w link śledzący przesłany przez Użytkownika, Platforma automatycznie zbiera następujące dane:

• Adres IP (anonimizowany, przechowywany wyłącznie w celu geolokalizacji na poziomie kraju).
• Typ urządzenia i przeglądarki (user-agent).
• Data i godzina otwarcia dokumentu.
• Czas spędzony na poszczególnych stronach dokumentu.
• Liczba otwarć dokumentu.
• Przybliżona lokalizacja geograficzna (na poziomie kraju).

2 Cel przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Świadczenia usługi polegającej na monitorowaniu interakcji z dokumentami PDF (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy).
• Zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności Platformy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora).
• Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Platforma nie wykorzystuje danych Odbiorców do własnych celów marketingowych ani nie profiluje Odbiorców w celach komercyjnych.

3 Podmioty przetwarzające dane

W celu świadczenia usług Platforma korzysta z następujących podmiotów przetwarzających dane (podprocesorów):

• Supabase, Inc. – hosting bazy danych, przechowywanie plików, uwierzytelnianie użytkowników. Supabase posiada certyfikaty SOC 2 i jest zgodny z RODO.

Dane nie są przekazywane do państw trzecich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) bez zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony, chyba że podprocesor zapewni odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z art. 44-49 RODO.

Administrator nie sprzedaje, nie wynajmuje ani nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

4 Okres przechowywania danych

Dane Użytkowników: Przechowywane przez czas posiadania aktywnego konta na Platformie. Po usunięciu konta wszystkie dane Użytkownika są trwale usuwane z baz danych w ciągu 30 dni.

Dane Odbiorców: Przechowywane przez czas posiadania aktywnego konta przez Użytkownika, który wygenerował link śledzący, lub do momentu ręcznego usunięcia przez Użytkownika konkretnego linku/dokumentu.

Dane analityczne i logi: Anonimowe dane statystyczne mogą być przechowywane dłużej w formie zagregowanej, uniemożliwiającej identyfikację konkretnej osoby.

5 Prawa użytkowników

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO).
• Sprostowania danych (art. 16 RODO).
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO).
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Przenoszenia danych (art. 20 RODO).
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO).
• Wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres e-mail: lukasz@getvexadoc.com.

Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

6 Pliki cookies i technologie śledzące

Platforma wykorzystuje niezbędne pliki cookies w celu zapewnienia prawidłowego działania, w tym:

• Cookie sesyjne – niezbędne do utrzymania sesji zalogowanego Użytkownika.
• Cookie językowe (vexadoc_lang) – przechowuje preferencje językowe Użytkownika na okres do 365 dni.

Platforma nie wykorzystuje cookies reklamowych, remarketingowych ani śledzących innych niż wymagane do świadczenia usługi.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej.

7 Postanowienia końcowe

7.1. Polityka Prywatności może ulegać zmianom. O wszelkich istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem wiadomości e-mail.

7.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności zastosowanie mają przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polskiej ustawy o ochronie danych osobowych.

7.3. W przypadku pytań dotyczących Polityki Prywatności prosimy o kontakt: lukasz@getvexadoc.com.